Schluss mit Scanner-Fehlalarmen! Nutzen Sie die neuen Tests für securPharm!

Netzgesellschaft Deutscher Apotheker (NGDA) stellt einfache Analyse zur Verfügung, mit der Sie massiv Zeit sparen können. So reduzieren Sie Fehlalarme in wenigen Schritten.

Seit einigen Jahren können Apotheken-Teams ihre Scanner mithilfe des Scannertest der NGDA unkompliziert überprüfen. Nun ist eine neue Version des Scannertests verfügbar.

Der neue Test überprüft die Scanner-Einstellungen mithilfe von vier DataMatrix Codes. Dies hat den entscheidenden Vorteil, dass eine passgenaue Rückmeldung geliefert wird, wenn der Scanner nicht richtig eingestellt ist. Das securPharm-System funktioniert nur mit korrekt eingestellten Scannern.

Fehler passieren! Fehler passieren auch nach mehr als 4,5 Jahren Systembetrieb securPharm. Fehler passieren auch dann noch, wenn viel Zeit investiert wird, um Fehler zu vermeiden.

Dennoch lohnt es sich, den Ursachen für die Fehler nachzugehen und diese abzustellen, weil dadurch diese weniger häufig auftreten.

Dies gilt besonders für Scanner-Fehler und die neue Testmöglichkeit der NGDA: Der Test ist schnell durchgeführt, unkompliziert und für alle Scanner geeignet. Ist eine Fehlerursache gefunden und behoben, erleichtert dies den Apothekenalltag und die Patientenversorgung.

Folgende typische Fehlerursachen werden mit dem Scannertest überprüft: Einstellungen zur Sprache oder zur Groß-/Kleinschreibung, mögliche Probleme mit Steuerzeichen und Sonderzeichen.

Wie bereits in den vorherigen Versionen erhalten Apotheken-Teams die jeweilige Rückmeldung komfortabel in der Warenwirtschaft angezeigt. Der Wert der mit dem DataMatrix Code verknüpften, fiktiven Testpackung ist auf 0 gesetzt, wodurch der Warenbestand unverändert bleibt.

Der Scan der Testcodes funktioniert wie die übliche Überprüfung einer verifikationspflichtigen Packung. Das heißt übersetzt für den Testfall: Das securPharm-System analysiert die gescannten Daten und sucht die entsprechende fiktive Testpackung im System. Im Erfolgsfall kann Ihr Scanner alle vier DataMatrix Codes korrekt auslesen und die Testpackung wird in allen Fällen im System gefunden.

Sollte ein Fehler beim Scannen auftreten, so erhalten Sie die Ursache und eine entsprechende Handlungsempfehlung. Oftmals lassen sich die Fehler schnell beheben. 

Wenn Sie einen Fehler dennoch nicht beheben können, helfen Ihnen die Hersteller und Lieferanten der Apothekensoftware oder des Scanners. Mit etwas Hilfestellung sind die Scanner rasch wieder funktionstüchtig. 

Sorge vor Alarmen bei der Überprüfung des Scanners muss keiner haben. Mit dem Scannertest wird eine fiktive Testpackung abgefragt. Das heißt, dass ein Test-Fehler zwar einen Alarm auslöst, dieser aber automatisch vom System geschlossen wird.  Dies gilt auch, wenn statt einer Verifikation versehentlich eine Ausbuchung der Testpackung versucht wird.

Der Test kann und soll beliebig oft durchgeführt werden: Es ist sogar entscheidend, den Test mit all Ihren Scannern sowohl im HV-Bereich als auch im Backoffice durchzuführen.

Die Mühen zahlen sich aus. Neben dem aktiven Beitrag zum hohen Sicherheitsniveau im legalen Arzneimittelhandel, ermöglichen richtig eingestellte Scanner die korrekte Erfassung der Chargeninformationen innerhalb des Abrechnungsdatensatzes.

Detaillierte Anleitung
Besuchen Sie die Website der NGDA unter: https://ngda.de/loesungen/securpharm/securpharm-scanner.php

Über den Button am Seitenende wird der Test gestartet.

Hinweis: Wenn Sie den Test an einem Arbeitsplatz durchführen, der nur mit einem Bildschirm ausgestattet ist, empfiehlt es sich, die DataMatrix-Codes auf einem anderen Gerät anzuzeigen oder als PDF auszudrucken.

Gehen Sie schrittweise vor, scannen Sie den ersten der vier DataMatrix Codes. Warten Sie (jeweils) vor dem nächsten Scan auf die Rückmeldung.

  • Erhalten Sie die Rückmeldung "Packung ist bereits ausgebucht (inaktiv)", können Sie sich über eine korrekte Scanner-Einstellung freuen. Lassen Sie sich an der Stelle nicht durch diese Meldung verwirren. Die Testpackung wurde bewusst zum Zweck der Missbrauchsvermeidung ausgebucht.
  • Wenn hingegen der Scan nicht erfolgreich ist und eine Alarmmeldung erscheint, ist der neue Scannertest der NGDA besonders hilfreich. Dank der vier DataMatrix Codes kann für jeden Testfall die Fehler-Ursache gefunden werden. Die Information wird mithilfe einer Handlungsanweisung angezeigt. Je nach Rückmeldung, ist eine Scannereinstellung zu ändern. Sollten Sie dabei Probleme haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Scannerhersteller bzw. den Lieferanten ihrer Scanner/ ihr Softwarehaus.

Fahren Sie mit dem nächsten DataMatrix Code fort und berücksichtigen Sie das Ergebnis.

Sollten Sie alle vier Codes erfolgreich gescannt haben, nehmen Sie sich den nächsten Scanner vor. Die Erfahrung zeigt, dass ein einzelner, fehlerhaft eingestellter Scanner viele Alarme auslösen kann. Oftmals sind die Scanner am HV korrekt eingestellt. Im Wareneingang und Lager hingegen treten dennoch Fehler auf.

 

Hinweis zur Umsetzung der Fälschungsschutzrichtlinie 2011/62/EU und Delegierter Verordnung (EU) 2016/161 in Apotheken

Gemäß den Vorgaben der Fälschungsschutzrichtlinie 2011/62/EU und der Delegierten Verordnung (EU) 2016/161 sind alle Apotheken ab dem 9. Februar 2019 verpflichtet verifizierungspflichtige Arzneimittel vor Abgabe an den Patienten auf ihre Echtheit zu prüfen.

Für den Aufbau und den Betrieb des nationalen Verifizierungssystems für Arzneimittel in Deutschland ist die nicht-gewinnorientierte Organisation securPharm e. V. verantwortlich. Diese setzt sich aus den folgenden Mitgliedern zusammen:

  • ABDA - Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände e. V.
  • Bundesverband des pharmazeutischen Großhandels e. V. (PHAGRO)
  • Verband Forschender Arzneimittelhersteller e. V. (vfa)
  • Bundesverband der Pharmazeutischen Industrie e. V. (BPI)
  • Bundesverband der Arzneimittel-Hersteller e. V. (BAH)
  • Avoxa - Mediengruppe Deutscher Apotheker GmbH sowie deren Tochter NGDA - Netzgesellschaft Deutscher Apotheker mbH
  • Informationsstelle für Arzneispezialitäten GmbH (IFA).

Wir möchten Ihnen heute wichtige Informationen darüber geben, wie das nationale Verifizierungssystem aufgebaucht ist, welche gesetzlichen Verpflichtungen Sie haben und wie Sie sich an das System anbinden können.

1. Systemaufbau2. Verpflichtungen3. Systemanbindung
Um den größtmöglichen Datenschutz für alle Systemnutzer zu gewährleisten, arbeitet securPharm mit einem System getrennter Datenbanken für Herstellung und arzneimittelabgebende Stellen. Pharmazeutische Unternehmer laden ihre packungsbezogenen Daten in das so genannte Datenbanksystem der pharmazeutischen Industrie hoch. Alle arzneimittelabgebenden Stellen wie Apotheken, Krankenhäuser oder Großhändler schließen sich an das so genannte Apothekensystem an um verifizierungspflichtige Packungen prüfen und deaktivieren zu können.

Ab dem 9. Februar 2019 müssen alle Apotheken die Sicherheitsmerkmale:

 
  • individuelles Erkennungsmerkmal in einem Data Matrix Code (individuelle Seriennummer, Produktcode, Charge und Verfalldatum)
  • Erstöffnungsschutz / Vorrichtung gegen Manipulation
 

jeder betroffenen Arzneimittelpackung vor Abgabe an den Patienten überprüfen und anschließend das individuelle Erkennungsmerkmal im System deaktivieren. Ohne die Überprüfung beider Sicherheitsmerkmale und das Ausbuchen vor der Abgabe dürfen verifizierungspflichtige Arzneimittel ab 9. Februar 2019 nicht mehr abgegeben werden (Art. 25 Abs. 1 der Delegierten Verordnung (EU) 2016/161).

Die NGDA - Netzgesellschaft Deutscher Apotheker mbH ist der von securPharm beauftragte Betreiber für das "Apothekensystem", an das sich Apotheken anbinden müssen, um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können. Die interne Vorbereitung zur Anbindung liegt im Verantwortungsbereich der einzelnen Apotheken. Zu den Aufgaben hierbei gehören unter anderem die Schaffung der Anbindungsvoraussetzungen des technischen Systems (Internetverbindung, 2D-Scanner, usw.) sowie die Planung der internen Prozesse für die vom Gesetzgeber geforderte Echtheitsprüfung in Apotheken. Die technischen Prozesse zur Echtheitsprüfung von Arzneimitteln werden über die Warenwirtschaftssysteme integriert. Ansprechpartner für alle Fragen zur technischen Anbindung und der obligatorischen Legitimitätsprüfung ist Ihr Softwarehaus oder Ihr Partner für das Warenwirtschaftssytem. Dieser kümmert sich in Ihrem Auftrag um die Anbindung Ihrer Apotheke an das von der NGDA betriebenen Apothekensystem als Teil von securPharm.

 

Damit die Umstellung reibungslos läuft und rechtzeitig zum Starttermin am 9. Februar 2019 alles funktioniert, sollten Sie sich möglichst frühzeitig an das securPharm-System anbinden. Ihr Apothekensoftwarehaus wird auf Sie zukommen und Ihre Apotheke mit der nötigen Hard- und Software ausstatten.

Sollten Sie nicht eine Standard-Apothekensoftware einsetzen, so sprechen Sie Ihr Softwarehaus aktiv an.

Die ABDA – Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände e. V. stellt eine Checkliste für Apothekenbetriebe zur Verfügung. Diese Checkliste bildet eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die Apotheken für einen erfolgreichen Anschluss an das securPharm-System beachten müssen. Die wichtigsten Fragen zur Umstellung auf securPharm beantwortet die ABDA in einem FAQ.

Weitere Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen (Fälschungsschutzrichtlinie und Delegierte Verordnung) und zu securPharm finden Sie unter www.securPharm.de.